Personen of bedrijven die nog geld verschuldigd zijn aan het failliete bedrijf. De curator probeert deze openstaande vorderingen te innen.
In een faillissement kan het innen van zulke vorderingen een belangrijke bron van opbrengsten zijn. Het administratieve totaal is echter niet automatisch volledig realiseerbaar. De curator moet onder meer onderzoeken welke aanspraken bestaan, welke betalingen al zijn gedaan en welke posten worden betwist. Ook zekerheid en verrekening kunnen de afwikkeling beïnvloeden.
Wat staat op een debiteurenlijst?
Een lijst vermeldt meestal klant, factuur, bedrag en openstaand saldo. Soms staan ook vervaldata, betalingen of opmerkingen over incasso erbij. De kwaliteit van die gegevens bepaalt hoeveel onderzoek nog nodig is om de lijst met de werkelijkheid te laten aansluiten.
Een factuur kan dubbel zijn geboekt, op de verkeerde onderneming staan of inmiddels gedeeltelijk zijn betaald. Ook retouren en creditnota’s kunnen nog moeten worden verwerkt. Een groot saldo in de boekhouding bewijst daarom niet zelfstandig dat hetzelfde bedrag juridisch en praktisch kan worden geïnd.
De onderliggende overeenkomst en uitvoering blijven belangrijk. Bij een betwiste levering heeft de curator bijvoorbeeld meer nodig dan alleen een factuurkopie. Een getekende pakbon, orderbevestiging of correspondentie kan helpen de aanspraak te onderbouwen.
Bestaan en inbaarheid zijn verschillende vragen
Een klant kan het bedrag verschuldigd zijn maar zelf onvoldoende verhaal bieden. Andersom kan een financieel gezonde klant een inhoudelijk verweer hebben omdat het werk volgens hem niet goed is uitgevoerd. Die situaties vragen verschillende vervolgstappen.
Een inschatting van inbaarheid hoort daarom bij de concrete post. Een algemene aftrek op het hele overzicht kan een begrotingsfunctie hebben, maar is geen definitieve beoordeling van iedere individuele factuur. Let op welke aannames bij een genoemd bedrag horen.
Een fictief debiteurentotaal van € 100.000 kan daardoor aanzienlijk afwijken van de latere ontvangsten. Dat verschil hoeft niet uitsluitend te komen door een fout of verlies tijdens de procedure. Ook oude betalingen, betwistingen en insolventie van klanten kunnen een rol spelen.
Wie mag de vordering innen?
Klantvorderingen kunnen zijn verpand. Een bank of andere pandhouder kan dan onder voorwaarden een eigen positie tegenover de betaling hebben. De curator en zekerheidsgerechtigde moeten hun rechten en eventuele werkzaamheden op elkaar afstemmen.
Voor de klant is vooral van belang wie bevoegd is te ontvangen. Een oud rekeningnummer of de vertrouwde naam van de leverancier biedt niet in alle situaties voldoende zekerheid. Controleer de actuele instructie en relevante mededelingen.
Als verschillende partijen betaling verlangen, vraag dan schriftelijk om uitleg voordat u zonder verdere beoordeling een keuze maakt. Een betaling aan de verkeerde ontvanger kan discussie veroorzaken over de vraag of de schuld daadwerkelijk is voldaan. Bewaar alle berichten bij het factuurdossier.
Als u zelf als debiteur wordt aangeschreven
Controleer eerst de juridische schuldenaar en facturen. Dezelfde handelsnaam betekent niet vanzelf dat de juiste bv is aangeschreven. Leg de ontvangen specificatie naast uw eigen administratie en zoek eerdere betalingen of creditnota’s op.
Maak een eventueel verweer concreet. Gaat het om een dubbele factuur, ontbrekende levering, kwaliteit of een overeengekomen korting? Onderbouw dat met de relevante stukken. Alleen zeggen dat het saldo niet klopt laat open welk onderdeel moet worden onderzocht.
Een faillissement van uw leverancier maakt een bestaande betalingsverplichting niet automatisch ongedaan. U kunt niet uitsluitend vanwege de procedure aannemen dat niemand de factuur meer kan innen. Wel moet de juiste ontvanger en uw inhoudelijke positie worden vastgesteld.
Verrekening en tegenvorderingen
Een klant kan zelf nog geld van de failliete onderneming tegoed hebben. Dat leidt niet zonder meer tot vrije verrekening met iedere openstaande factuur. De partijen, grondslagen en ontstaansmomenten van beide posten zijn relevant.
Maak de oorspronkelijke bedragen zichtbaar en verklaar welke tegenvordering u stelt te gebruiken. Een interne boeking in uw eigen administratie bereikt de curator niet vanzelf. Ook een creditnota of schadepost moet worden onderbouwd.
Bij verpande vorderingen moet daarnaast worden beoordeeld welke verweermiddelen tegenover de pandhouder bestaan. Een algemeen nettosaldo is onvoldoende om die vraag te beantwoorden. Bewaar daarom de geschiedenis van beide aanspraken en eventuele mededelingen over het pandrecht.
Incasso tijdens de afwikkeling
De curator kan betaling vragen, afspraken bespreken of een procedure overwegen. De passende aanpak hangt af van het bedrag, bewijs en verhaalsmogelijkheden. Een ingestelde claim is nog geen gerealiseerde ontvangst voor de boedel.
Een schikking kan verschillende zakelijke en juridische afwegingen weerspiegelen. Het uiteindelijk ontvangen bedrag bewijst niet automatisch dat de oorspronkelijke factuur volledig onjuist was of juist volledig vaststond. Lees de toelichting bij een afwikkeling daarom zorgvuldig.
Bij een betalingsregeling moeten termijnen, referentie en gevolgen van niet-nakoming duidelijk zijn. Bewaar ontvangstbewijzen van betalingen en werk het openstaande saldo bij. Een voorstel dat nog niet is aanvaard moet niet als definitieve regeling in de administratie worden opgenomen.
Bedragen in verslagen vergelijken
Een overzicht kan het oorspronkelijke factuurtotaal, de verwachte opbrengst of daadwerkelijk geïnde bedragen noemen. Die cijfers beschrijven verschillende stadia. Tel ze niet alsof het afzonderlijke nieuwe activa zijn.
Controleer de peildatum en of de genoemde ontvangsten cumulatief zijn. Een later verslag kan eerdere incasso’s opnieuw meenemen in een totaal. Ook een correctie van de uitgangslijst kan de cijfers veranderen zonder dat geld opnieuw is ontvangen of verloren.
Debiteuren vormen daarmee zowel een administratieve categorie als een verzameling concrete juridische aanspraken. De bruikbare controle verbindt factuur, prestatie, betaling en bevoegde ontvanger. Pas dan wordt duidelijk welk deel van een lijst nog werkelijk moet en kan worden geïnd.